DX推進に必要な「ケースマネジメント」とは？
業務完全デジタル化の必須要件を解説

デジタルトランスフォーメーション（DX）推進の第一歩は、社内の業務デジタル化です。ですが、社内の紙業務・Excel業務をそのままデジタルに置き換えただけでは効率は上がりません。
そこで今回は、業務プロセスを完全デジタル化し、業務効率を上げる「ケースマネジメント」という考え方をご紹介します。業務のデジタル化を考えている方、デジタル化したがイマイチ成果が上がっていない方は必見です。

ケースマネジメントとは？
ケースマネジメントのメリット
ケースマネジメントを実現するための必須条件
ケースマネジメントを実現する「SmartDB」
「SmartDB」によるケースマネジメントの事例
まとめ

ケースマネジメントとは？

ケースマネジメントとは、案件や製品などの一つひとつをケースとして扱い、始まりから終わりまでに発生する業務や工程の全体を管理するという考え方です。

通常、業務は個人や特定部門だけでは完結せず、前後につらなる業務が存在します。それらの業務を俯瞰すると、工程の一部であるにもかかわらず、各業務をバラバラとデジタル化するだけで満足してしまう場合がとても多いです。これでは、アナログをデジタルに代替えしただけの個別最適なシステムになってしまい、効率は上がりません。

さらに、全体をみると業務や工程ごとに作られた成果物が次の工程に引き継がれ、業務は連鎖していることが分かります。これら一連の流れを考えたうえで、各ステップの成果物や承認フロー、そして工程ごとのつなぎの部分を含めたデジタル化が必要です。これが本来あるべき「業務の完全デジタル化」であり、DXを支える業務オペレーションの実現につながります。
DX推進には、このようなケースマネジメントの考え方が重要です。

ケースマネジメントのメリット

ケースマネジメントには、下記のようなメリットがあります。

ヒューマンエラーが削減される
業務全体のステータスが見える化される
関連業務が自然と連鎖し、マニュアルも不要になる

ヒューマンエラーが削減される

ケースマネジメントは、関連する業務をシステム上でつなげることから始まるため、転記作業がなくなります。また、業務同士が連携しているため、関連文書を探す手間もなくなります。システムの設定によっては、Ａの申請が完了後にＢの業務が始まるようにするなど、人が介在するタイミングを極力減らせるため、ヒューマンエラーも自然と削減されます。
ヒューマンエラー防止策10選　なくすためのポイントを徹底解説

業務全体のステータスが見える化される

ひとつのシステムを軸にデジタル化することで、紙やExcelで運用していたときの「いま、だれが、なにをしているのかわからない」という状態がなくなり、常に業務の進捗状況を把握できます。業務全体のステータスが把握できればボトルネックが明らかになり、無駄なフローの改善やリソースの再配置などが検討できます。

ケースマネジメントを実現するための必須要件

多くのメリット、副次効果を生みだすケースマネジメントですが、実現には下記のような必須要件を満たしたシステムが必要になります。

多様な業種・部門のあらゆる業務に対応できる
業務同士がシームレスにつながる
さまざまなSaaSと簡単に連携できる

順番に解説します。

１．多様な業種・部門のあらゆる業務に対応できる

ケースマネジメントの実現は、社内の関連業務をつなげることから始まるため、多様な業種・部門のあらゆる業務をデジタル化できることが必要です。
たとえば、１つの案件に対応するにしても、リードを管理し受注までつなげるマーケティング部・営業部、受注後にかかわる製品開発部・製造部、そのほかサポート部門や売上管理をするバックオフィス部門など、さまざまな部門が関わっています。そのため、社内の関係部門すべての業務を過不足なくデジタル化できるシステムを主軸におくことが前提となります。

２．業務同士がシームレスにつながる

各部門の業務を個別にデジタル化できるだけでは意味がありません。業務を一対一や一対多でシームレスにつなげる機能があってこそ業務同士が連鎖していきます。文書の親子関係を簡単に設定でき、多段参照や集計など多様なデータ連携に対応できる機能も必要になります。

３．さまざまなSaaSと簡単に連携できる

あらゆる業務をデジタル化でき、業務同士が連携できても、１つのシステムが得意とする領域には限界があります。そこで必要になるのが、さまざまなSaaSと簡単に連携できることです。独立して活用するのではなく、システム連携によりそれぞれの得意領域を活かした、より進化した高度な業務デジタル化と業務のオートメーションを実現できます。

ケースマネジメントを実現する「SmartDB」

ドリーム・アーツが提供する「SmartDB」は、前述した、ケースマネジメントを実現するための必須要件をすべて満たしています。「SmartDB」とは、現場主体で業務プロセスの完全デジタル化を実現できる､ワークフローとWebデータベース機能を備えたノーコード･ローコード開発プラットフォームです。

3分でわかる「SmartDB」

大企業における業務デジタル化の課題と、その解決策として「SmartDB」で、どのように業務デジタル化を実現できるのかをご紹介する資料を公開しました。ぜひご覧ください。

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多様な業種・部門のあらゆる業務に対応できる

「SmartDB」は40種類以上のテンプレートを用意し、広報・営業・お客さまサポートなどのフロントオフィスから、人事・総務・経理・情シスなどのバックオフィスまで幅広く活用されています。また、業務が複雑化しがちな大企業での採用実績が豊富で、大企業向けSaaS型ワークフローシステムではシェアNo.1(※)です。
※出典：テクノ・システム・リサーチ

業務同士がシームレスにつながる

文書の親子関係を簡単に設定でき、常に最新の文書情報が連携されるダイナミックブランチ機能をはじめ、業務同士をつなげる機能が標準で備わっています。ワークフロー機能では、特定のステップをキーにして別業務のワークフローを開始するなど、業務フローの接続も柔軟に設定可能です。さらに、部門横断の業務でネックとなる閲覧・編集権限についても、所属部門や役職による制御が文書ごと、項目ごとに設定できます。
業務アプリ同士をノーコードで連携するダイナミックブランチ機能

さまざまなSaaSと簡単に連携できる

「SmartDB」は、業務と密に関わる電子契約システム（クラウドサイン・電子印鑑GMOサインなど）や顧客管理システム（SalseForce・Marketo・Sansanなど）との連携実績があります。そのほかにも、Microsoft 365・Google Workspace・Amazon Business・DX Suiteなど、多岐にわたって連携できます。
「SmartDB」の外部システム連携一覧

「SmartDB」によるケースマネジメントの事例

応用地質、全社1,400 名のISO業務を抜本的に変革するデジタル化

応用地質がおこなう地質調査業務や土木設計業務などは、ISOに即した業務マニュアルに沿って徹底した管理をおこなっていました。しかし、年間2,000件を超える業務プロセスは紙運用であり、業務実施時のプロセス確認に手間や労力がかかることが課題でした。
そこでさまざまなツールを検討した上で、一般的なワークフローシステムや業務アプリ作成ツールとは異なり、業務プロセス全体の一連の流れから文書管理までをノーコード・ローコード開発で実現できる「SmartDB」を採用しました。機能面だけでなく、もともと利用していたMicrosoft 365との連携実績も決め手でした。

地質調査業務などで順守すべきビジネスルールを織り込んだ業務プロセスそのものをデジタル化することで、従業員は自分の業務や自分の役割・権限に応じて、必要な業務手順や実施すべき内容が自動的に明示されるため、紙のマニュアルを確認しなくとも業務を迷いなく遂行できるようになりました。
「SmartDB」上に蓄積される実績・進捗などのデータは、そのままISOに即した証跡データとして内部監査などでも扱っています。

応用地質登壇

DXを核としたイノベーション戦略

応用地質におけるDXを核としたイノベーション戦略と、デジタイズに留まらないデジタル活用とは？三菱オートリース、タイトーの講演動画もご覧いただけます。

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トランテックス、ノーコード開発で挑戦する高度なケースマネジメント業務

トランテックスでは、総務・人事部を中心に300近くの業務が紙で運用されるなど、業務のデジタル化が大きな課題になっていました。紙運用では、部署によって申請書の管理方法が違う、紙から電子に入力し直す作業がある、申請ワークフローの承認までに2週間ほどかかる、コロナ禍でも在宅勤務率が上がらないなど、多くの課題が顕在化していました。

検討初期はハンコを電子化すればよいと考えていましたが、「脱ペーパー」、「脱ハンコ」の対策が、本質的な解決になっているかを社内にて再考。その結果、「ハンコの電子化」ではなく、業務プロセス自体を変えないと本質的な生産性向上を実現できないという結論にたどり着き、その要件をクリアする「SmartDB」を採用しました。

もともとはITベンダーに依存していたトランテックスですが、いまではさまざまな業務を自らデジタル化しています。たとえば、アフターサービス部門のExcel業務では、案件管理から請求書発行までの一連の業務を「SmartDB」でデジタル化し、リードタイムの短縮や進捗の見える化、外注費や材料費などの自動集計・自動転記を実現しています。

トランテックス登壇

ノーコード開発で挑戦する、高度なケースマネジメント業務

高度な業務と業務、人と人の連携が求められる複雑性の高い業務のノーコード開発事例をご紹介！佐野学園、赤ちゃん本舗、コクヨの講演動画もご覧いただけます。

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まとめ

ケースマネジメントとは、始まりから終わりまでに発生する業務や工程の全体を管理するという考え方です。DX推進のための第一歩として社内の業務デジタル化は必須ですが、ケースマネジメントを考慮したシステム選定かどうかで結果は大きく変わります。
業務デジタル化ツールを検討の際は、ケースマネジメントの必須要件を満たしたシステムを検討しましょう。